W zależności od rodzaju sprawy, strona zainteresowana zwraca się z zachowaniem formy pisemnej lub ustnie do osób merytorycznie i kompetencyjnie odpowiedzialnych, wnioskując o jej załatwienie.

Osoby merytorycznie odpowiedzialne są obowiązane do udzielania wszelkich informacji wynikających ze sposobu, trybu i czasu załatwiania spraw.
Kwestie organizacyjne załatwiania spraw regulowane są poprzez wewnętrzne Zarządzenia Dyrekcji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Informacji o osobach merytorycznie odpowiedzialnych za załatwianie spraw można uzyskać w sekretariatach Dyrektorów, którym pośrednio lub bezpośrednio osoby te podlegają.

Na działalność podmiotu przysługuje stronie zainteresowanej złożenie skargi lub zażalenia do jego Dyrektora.

Sprawy wynikające z przestrzegania praw pacjenta w Szpitalu prowadzone są przez Rzecznika Praw Pacjenta Uniwersyteckiego Szpitala Dziecięcego w Krakowie.