Uniwersytecki Szpital Dziecięcy w Krakowie prowadzi księgi ewidencyjne, rejestry spraw i dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz Zarządzeniami Regulaminami i Instrukcjami wewnętrznymi. Rodzaje rejestrów i ksiąg ewidencyjnych określają przepisy właściwe przedmiotom spraw i jednostkom organizacyjnym Szpitala.

Udostępnianie dokumentacji medycznej następuje w drodze dyspozycji ozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2006 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. Nr 247, poz. 1819, z późn. zm.) oraz innych uregulowań prawnych.

Informacji o sposobach udostępniania dokumentacji medycznej udziela Dział Usług Medycznych Szpitala.

Archiwum Zakładowe Szpitala działa w oparciu o Regulamin dotyczący organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego oraz Archiwów Dokumentacji Medycznej w Uniwersyteckim Szpitalu Dziecięcym w Krakowie, którego podstawę prawną stanowią ustawy, rozporządzenia i zarządzenia, właściwe funkcjonowaniu Archiwum Zakładowego.

Dokumenty pozostające w Archiwum Zakładowym udostępniane są osobom trzecim na pisemny wniosek strony zainteresowanej, wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Dyrektora Szpitala z zachowaniem przepisów o informacjach niejawnych, ochronie danych osobowych i innych obowiązujących w tym zakresie aktów prawnych.